Handreiking: realisatie opvanglocatie asielzoekers
In een handreiking van VNG en COA staan 5 fasen en 15 processtappen die je doorloopt bij de vestiging van een opvanglocatie. De handreiking is voor projectleiders en andere betrokkenen in gemeenten die met het COA samenwerken aan een opvanglocatie.
Besluitvormingsproces
De eerste contacten tussen het COA en een gemeente over een nieuwe locatie verlopen meestal via een vastgoedregisseur van het COA. In een oriënterend gesprek verkennen we samen de mogelijkheden voor de vestiging van een azc. En bespreken we hoe we maatschappelijke meerwaarde voor de lange termijn kunnen creëren voor de gemeente en het COA.
Pas wanneer het college van burgemeester en wethouders een voorlopig positief standpunt inneemt, dient het COA een formeel verzoek in bij de gemeente. Op verzoek van het college kunnen we een rol spelen bij de toelichting van het verzoek bij het presidium, het seniorenconvent, de fractievoorzitters of de gehele gemeenteraad.
Bestuursovereenkomst
Voor elke opvanglocatie maken we met de gemeente afspraken over onder meer het aantal opvangplaatsen, de looptijd van de opvang, de overlegstructuur, het onderwijs, de gezondheidzorg, de handhaving van de openbare orde en veiligheid en de financiering. Deze afspraken leggen we vast in de bestuursovereenkomst tussen de gemeenten en het COA.
Communicatie en participatie
Bij de vestiging van een nieuwe opvanglocatie zijn veel partijen betrokken met soms uiteenlopende belangen. Tot de datum van ingebruikname van de opvanglocatie is de gemeente primair verantwoordelijk voor de communicatie hierover met haar inwoners.
Het COA ondersteunt een gemeente, bijvoorbeeld bij het opstellen van een communicatie- of participatieplan. Ook zijn we vaak aanwezig op informatiebijeenkomsten die een gemeente organiseert voor omwonenden en andere belangstellenden. De projectregisseur, de regiomanager en de communicatieadviseur van het COA kunnen vanuit hun afzonderlijke vakgebieden aan de gemeente informatie verstrekken en advies geven.
Geïnteresseerden kunnen op deze website al veel informatie vinden over de dagelijkse praktijk in en rond een azc.
Duurzame bouw
Duurzaamheid is het uitgangspunt bij zowel nieuwbouw als verbouw. We kiezen voor onderhoudsarm bouwmateriaal en laag energieverbruik. We kijken ook hoe locaties maatschappelijke meerwaarde kunnen creëren voor de omgeving, zowel tijdens ons verblijf als na ons vertrek. Dit doen we bijvoorbeeld door locaties zo te (ver)bouwen dat ze na ons vertrek zijn te gebruiken voor een ander doel zoals een vakantiepark of een woonwijk.
Contact tussen het azc en de omgeving
Goed contact met de omgeving is belangrijk. We zetten ons er dan ook voor in dat buurtbewoners en bewoners van het azc met elkaar kennismaken. En met elkaar in contact blijven. In vrijwel elk azc organiseren vrijwilligers activiteiten waar bewoners en omwonenden elkaar ontmoeten. Op de pagina van elk azc staat meer informatie over deze lokale activiteiten. Tijdens de Open azc dag is iedereen welkom in het azc voor een kennismaking.
De locatiemanager van het azc onderhoudt contact met onder meer de gemeente, de wijkagent, de plaatselijke winkeliersvereniging en sociaal-culturele organisaties.
Omwonendenoverleg
Al vóór de opening van een azc, stellen we een overlegcommissie in: het 'omwonendenoverleg'. Naast de locatiemanager van het azc, de wijkagent en de gemeente, zitten in deze commisie vertegenwoordigers vanuit de buurt. Via dit overleg willen we onder meer ophalen wat er leeft zodat we daar tijdig op kunnen inspelen.
Klachten
Ook eventuele klachten willen we zo snel mogelijk bespreekbaar te maken. De locatiemanager is vanuit het COA het eerste aanspreekpunt voor vragen en klachten uit de directe omgeving. De contactgegevens zijn te vinden op de locatiepagina. Voor klachten die niet langs deze weg zijn opgelost, bestaat de COA Klachtenregeling.
Azc in de buurt?
Komt er een (tijdelijke) opvanglocatie van het COA bij jou in de buurt? Dan wil je vast graag weten wat dat betekent. Misschien wil je meer weten over de herkomst van de asielzoekers, over hun dagbesteding of over de veiligheid in en rond het azc. Of wil je je aanmelden voor vrijwilligerswerk?
Veiligheid in en rond azc's
Het COA is verantwoordelijk voor de veiligheid in de opvanglocaties. We geven hierover voorlichting en asielzoekers ondertekenen huisregels die ze moeten naleven. Bij overtreding van de huisregels treft het COA maatregelen. Het COA heeft beveiligers in dienst. Zij bemensen de receptie en surveilleren bijvoorbeeld over het terrein. Bij incidenten binnen de opvanglocaties die gevolgen kunnen hebben voor de openbare orde informeren we in eerste instantie de politie en zonodig de burgemeester.
Leveranciers
Opdrachten gunnen we in concurrentie en op basis van vooraf bepaalde criteria. Hierbij is de prijs-kwaliteitverhouding meestal bepalend. Voor zover (Europese) aanbestedingsregels dit toestaan, spant het COA zich in, diensten en producten die nodig zijn voor de uitvoering van de werkzaamheden die onder zijn verantwoordelijkheid vallen, zoveel mogelijk binnen de gemeente en de regio in te kopen.
