Wij willen dat  u vertrouwd bent met de zorgvuldige manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken. Wij houden ons daarbij aan de Algemene verordening gegevensbescherming (hierna: “AVG”).

Belangrijke termen

Voordat we verder gaan, willen we u eerst twee belangrijke termen uitleggen:

  • De term "persoonsgegevens"  is erg breed. Het gaat om alle informatie die is te herleiden tot een persoon (“de betrokkene”). Denk hierbij aan gegevens zoals uw naam, adres, geboortedatum, nationaliteit en telefoonnummer. Binnen de term vallen ook minder voor de hand liggende gegevens zoals bijvoorbeeld uw persoonlijke interesses en uw bankrekeningnummer.
  • Het “verwerken van persoonsgegevens” bestaat uit alle handelingen die wij kunnen uitvoeren met uw persoonsgegevens. Denk dan bijvoorbeeld aan het vastleggen, opslaan, wijzigen, doorsturen en vernietigen van gegevens.

In deze privacyverklaring leggen we u uit hoe we omgaan met (de bescherming van) uw persoonsgegevens. Dat doen we door antwoord te geven op de volgende vragen:

Vragen en antwoorden

Wij verwerken de volgende categorieën persoonsgegevens van u:

  • Wettelijk identificatienummer (zoals uw vreemdelingennummer);
  • Identificatiegegevens (zoals uw naam, geboortedatum en geslacht);
  • Contactgegevens (zoals uw telefoonnummer en e-mailadres);
  • Adresgegevens (zoals uw verblijfadres en adres van de opvanglocatie);
  • Documentgegevens (zoals documenttype en documentnummer);
  • Persoonlijke kenmerken (zoals uw beroep, familierelaties en persoonlijke interesse(s));
  • Financiële gegevens (zoals uw bankrekeningnummer, inkomensgegevens en vermogen);
  • Communicatiegegevens (zoals gespreksverslagen en notities);
  • Juridische/procedurele gegevens (zoals gegevens met betrekking tot uw asielprocedure).

Daarnaast verwerken wij mogelijk de volgende bijzondere persoonsgegevens van u:
Gegevens waaruit het volgende blijkt:

  • Ras of etnische afkomst, of;
  • Religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen.

En mogelijke verwerking van:

 

  • Biometrische gegevens met het oog op uw identificatie;
  • Gegevens over uw gezondheid;
  • Strafrechtelijke gegevens.

Het COA ontvangt uw persoonsgegevens rechtstreeks van u, van uw advocaat of van andere overheidsdiensten en (maatschappelijke) organisaties die betrokken zijn bij uw asielprocedure, uw opvang en begeleiding of uw zorg.

Mogelijke overheidsdiensten en (maatschappelijke) organisaties waarvan wij uw gegevens ontvangen:
• Diensten van het ministerie van Justitie en Veiligheid:
o Dienst Terugkeer en Vertrek (DT&V);
o Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND);
o Politie en haar onderdelen zoals de Afdeling Vreemdelingenpolitie, Identificatie en Mensenhandel (AVIM);
o Dienst Justitiële Inrichting (DJI) en zijn onderdeel Dienst Vervoer en Ondersteuning (DV&O);
• Overige samenwerkingspartners:
o Koninklijke Marechaussee (KMar);
o GezondheidsZorg Asielzoekers (GZA);
o Stichting Nidos, de onafhankelijke (gezins-)voogdij instelling in Nederland.

Wij verwerken uw persoonsgegevens om opvang en begeleiding te kunnen bieden tijdens uw asielprocedure in Nederland (ons hoofddoel). Dat is nog steeds erg breed en kan worden opgesplitst in meerdere (verenigbare) doeleinden. Onze belangrijkste doeleinden zijn:

  • Het bieden van opvang en begeleiding. De opvang bestaat uit onderdak, verstrekkingen en het bieden van toegang tot basisvoorzieningen zoals gezondheidszorg in een van onze COA-locaties.
  • Het verzorgen van uw begeleiding in een COA-locatie, onder meer door:
    • Het ondersteunen van u bij de voorbereiding op een toekomst in Nederland of daarbuiten;
    • Het versterken van uw zelfredzaamheid op de opvanglocatie en voor de toekomst;
    • Specifieke begeleiding op het gebied van scholing, wonen, emancipatie, integratie en participatie of terugkeer;
    • Het uitvoeren van woonbeheer, bijvoorbeeld door kamerbezoek en -controle, registratie van signalen van mensenhandel & mensensmokkel en registratie van incidenten.
  • Het ondersteunen van u bij de weg naar volwassenheid indien u een alleenstaande minderjarige vreemdeling (hierna: “amv”) bent.
  • Het beëindigen van uw opvang, onder meer door:
    • Het ondersteunen van uw uitstroom naar een gemeente;
    • Het bemiddelen voor huisvesting naar een gemeente;
    • Het begeleiden van uw zelfstandige of gedwongen terugkeer naar het land van herkomst of Dublin-land.
  • Het verzekeren van veiligheid en leefbaarheid op een locatie. Niet alleen die van u maar ook die van andere bewoners en/of COA-medewerkers, bijvoorbeeld door registratie van agressie, geweld en overige incidenten.
  • Het handelen bij een noodsituatie, zoals bij een ongeval of bij een aandoening waarbij er voor u acute zorg nodig is.
  • Het uitvoeren van wetenschappelijk en historisch onderzoek, voor statistische doeleinden en voor archiveringsdoeleinden in het algemeen belang.

Wij mogen uw persoonsgegevens alleen verwerken als wij daar een ‘wettelijke grondslag’ voor hebben. Zo een grondslag volgt uit de AVG. Voor de hierboven genoemde doeleinden (paragraaf 3) kunnen wij een beroep doen op meerdere grondslagen:
• De verwerking is nodig om te voldoen aan een wettelijke verplichting;
• De verwerking is nodig om de vitale belangen van u of een ander persoon te beschermen;
• De verwerking is nodig om een taak te vervullen van algemeen belang / of een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag door het COA, of;
• U hebt zelf toestemming gegeven voor de verwerking voor specifieke doeleinden.

In de meeste gevallen verwerken wij uw gegevens om te voldoen aan onze wettelijke taak tot het bieden van opvang en begeleiding. Zonder uw gegevens is het voor ons niet mogelijk om deze wettelijke taak volledig uit te voeren.

Het kan zijn dat wij uw persoonsgegevens delen met anderen, omdat dit nodig is voor uw opvang en begeleiding. Dit doen wij natuurlijk alleen als wij daar een goede reden voor hebben.

We zullen alleen de noodzakelijke gegevens delen en alleen aan die personen die de gegevens nodig hebben om hun werk uit te kunnen voeren. Andere partijen moeten net als het COA zorgvuldig omgaan met uw persoonsgegevens. We maken hier duidelijke afspraken over.

 

Wij kunnen uw gegevens delen met:

  • Diensten van het ministerie van Justitie en Veiligheid:
    • Dienst Terugkeer en Vertrek (DT&V);
    • Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND);
    • Politie en haar onderdelen zoals de Afdeling Vreemdelingenpolitie, Identificatie en Mensenhandel (AVIM);
    • Dienst Justitiële Inrichting (DJI) en zijn onderdeel Dienst Vervoer en Ondersteuning (DV&O).
  • Zorgpartners:
    • GezondheidsZorg Asielzoekers (GZA), via Arts en Zorg;
    • MediFirst;
    • Regeling Medische zorg Asielzoekers (RMA), via zorgverzekeraar DSW;
    • Gemeentelijke of Gemeenschappelijke Gezondheidsdienst en Geneeskundige Hulpverleningsorganisatie in de Regio (GGD en GHOR).
  • Overige samenwerkingspartners:
    • Koninklijke Marechaussee (KMar);
    • Internationale Organisatie voor Migratie (IOM);
    • Stichting Nidos (de onafhankelijke (gezins-)voogdij instelling in Nederland);
    • Vluchtelingenwerk Nederland (VWN);
    • Veilig Thuis (het meldpunt huiselijk geweld en kindermishandeling);
    • Expertisecentrum Mensenhandel en Mensensmokkel (EMM).
  • Overige categorieën van samenwerkingspartners:
    • Gemeenten;
    • Banken;
    • Vervoerders zoals taxi- en touringcarbedrijven;
    • Onderwijsinstellingen zoals kinderdagverblijven en scholen;
    • Rijksinspecties, hulpdiensten, toezichthouders of gerechtelijke instanties voor de uitvoering van een wettelijke plicht of in geval van noodgevallen;
    • Advocaten van bewoner voor het behartigen van diens belangen;
    • Juristen, accountants en auditors voor het behartigen van COA-belangen;
    • Verzekeraars in het kader van de aansprakelijkheidsverzekering voor asielzoekers;
    • Tolkdiensten;
    • Beveiligingsbedrijven waarmee het COA samenwerkt.
    • Samenwerkingspartners met aandachtsgebied kinderen in de opvang/AMV.

Uw persoonsgegevens blijven binnen de Europese Unie zolang wij verantwoordelijk zijn voor uw gegevens. Indien wij uw gegevens toch naar een land of organisatie buiten de EU sturen, dan gebeurt dit niet zonder dat wij passende beveiligingsmaatregelen treffen.

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan nodig is om onze doeleinden te behalen. Wij hebben al onze bewaartermijnen vastgelegd. Voor u zijn onderstaande bewaartermijnen het belangrijkst om te weten.

Gegevens die wij verwerken in het kader van uw opvang en begeleiding, voegen wij toe aan uw “bewonersdossier”. Over het algemeen bewaren wij deze gegevens in ieder geval 20 jaar na afsluiten van het dossier. Voor financiële stukken die worden verzameld in het kader van de financiële verstrekkingen door het COA, hanteren wij een bewaartermijn van 7 jaar.

Het COA heeft passende maatregelen genomen om de verwerking van uw persoonsgegevens te beveiligen en om misbruik van gegevens te voorkomen. Voor de beveiliging van persoonsgegevens binnen het COA zoeken wij onder meer aansluiting bij overheidsbeveiligingsstandaarden en -voorschriften. Daarnaast hebben alle medewerkers van het COA, tijdelijke krachten en vrijwilligers een geheimhoudingsplicht.

Op grond van de AVG hebt u verschillende rechten. U hebt onder bepaalde voorwaarden het recht om uw persoonsgegevens in te zien die wij van u verwerken, om uw gegevens te (laten) wijzigen of te verwijderen. Ook hebt u onder bepaalde voorwaarden het recht tegen een verwerking bezwaar te maken, het recht op beperking van een verwerking en het recht uw gegevens in digitaal formaat te krijgen. Als u gebruik wilt maken van een van uw rechten, neem dan contact met ons op via onderstaande gegevens (zie paragraaf 9).

Wij behandelen uw verzoek zo snel mogelijk, maar in ieder geval binnen een maand. Indien het beantwoorden van uw verzoek toch meer tijd kost, dan informeren we u hierover binnen een maand. Wij komen zoveel mogelijk tegemoet aan uw verzoek, maar wij kunnen of mogen dat niet altijd. Er kunnen goede redenen zijn om uw verzoek af te wijzen. Het COA kan bijvoorbeeld verplicht zijn om uw gegevens te bewaren op grond van een wettelijke regeling.

Naast bovengenoemde rechten kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (hierna: “AP”). De AP houdt toezicht op de naleving van de privacywetgeving in Nederland. We zouden het fijn vinden als u eerst contact opneemt met ons, voordat u de AP benadert. Wij doen onze uiterste best om uw klacht naar tevredenheid op te lossen. De contactgegevens van de AP staan op de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Houd er rekening mee dat wij bij vragen of verzoeken uw identiteit moeten verifiëren. Dit doen we om te voorkomen dat we uw persoonsgegevens met een verkeerde partij delen of ten onrechte wijzigingen aanbrengen in de persoonsgegevens.

Alle beslissingen die het COA maakt bij de uitvoering van de opvangtaak komen via COA-medewerkers tot stand. Het COA maakt geen gebruik van volledig geautomatiseerde individuele besluitvorming. Dat wil zeggen dat over u geen automatische besluiten, zonder menselijke tussenkomst, worden genomen waaraan voor u rechtsgevolgen zijn verbonden of die u aanmerkelijk treffen.

Indien u vragen, verzoeken of klachten over de verwerking van uw gegevens door het COA hebt, dan kunt u terecht bij de COA-informatielijn via het e-mailadres: info@coa.nl. Wij proberen zo snel mogelijk te reageren, maar in ieder geval binnen een maand. Bij hoge uitzondering kunnen wij deze termijn verlengen tot maximaal drie maanden.

Postadres:
Centraal Orgaan opvang asielzoekers
Postbus 30203
2500 GE Den Haag

Het COA heeft tevens een Functionaris Gegevensbescherming (FG) met als belangrijke taak om intern toezicht te houden op naleving van de AVG door het COA.

Contactgegevens van de FG: fg@minjenv.nl t.a.v. dhr. Pieter de Groot.

Deze privacyverklaring is door het bestuur vastgesteld op 27 augustus 2019.