Managementassistent HR

Jouw rol als Managementassistent

Als Managementassistent ondersteun je het Teamhoofd HR Advies en het Teamhoofd HR specialisten van de afdeling HR&O. Je handelt zelfstandig het telefoon- en mailverkeer af, beheert de agenda en selecteert en prioriteert hierin: wat moet nu en wat kan later? Je filtert de berichten maar geeft belangrijke en dringende zaken direct door. Kortom, je beschikt over ‘agenda sensitiviteit’. Je organiseert bijeenkomsten en evenementen. Je legt verslag van bijeenkomsten en vergaderingen door het opstellen van notulen en actielijsten. Je bewaakt gemaakte afspraken en de opvolging van de acties. 

Waar ga je werken?

De afdeling HR&O bestaat momenteel uit ruim 130 medewerkers. De afdeling is onderverdeeld in drie teams: (HR advies, HR service en HR specialisten) en de stafafdeling. Jij maakt deel uit van het team HR advies en HR specialisten en ondersteunt het managementteam en de stafafdeling samen met twee andere Management Assistenten en de Secretaris. Jij wordt de Management Assistent en rechterhand van Miriam (Teamhoofd Advies) en Mariel (Teamhoofd HR Specialisten). 

Wat vragen we van jou?

We vinden het binnen HR&O belangrijk dat je oog hebt voor de behoefte van de interne klant. Je kan goed tussen de regels doorlezen en de vraag achter de vraag herkennen. Wanneer iets niet helemaal duidelijk is, pak jij de telefoon op en stel je de juiste vragen om de behoefte te achterhalen. Je denkt graag mee en zet nét dat extra stapje waar anderen misschien stoppen. 

Wat verder belangrijk is:

• Opleiding: je hebt minimaal een mbo-diploma op het gebied van (office)management (bijvoorbeeld Managementassistent, Secretarieel Medewerker en/of een vergelijkbare Schoevers-diploma).
• Werkervaring: je hebt minimaal 2 jaar werkervaring als managementassistent of een soortgelijke functie. 
• Persoonlijkheid: je bent accuraat, empathisch, proactief, positief en communicatief vaardig. 

Over het COA

Bij het COA vangen we al sinds 1994 asielzoekers op in opvangcentra. In onze opvangcentra bieden we hen basisvoorzieningen en begeleiding naar hun toekomst in Nederland of daarbuiten. Onze organisatie is altijd in beweging. Meebewegen met de (politieke) realiteit en samen inspelen op kansen zit in onze genen. In ons DNA herken je de kernwaarden Menswaardig, Samen, Open en Resultaatgericht. Herken jij je hierin als mens en collega. Diversiteit en inclusie vinden wij belangrijk, daarom bieden wij al onze collega’s gelijke kansen.

Wat bieden wij?

Wij bieden jou een werkomgeving waarin je echt iets voor iemand kan betekenen en waar geen dag hetzelfde is. Je krijgt een veelzijdig takenpakket en veel ruimte om hier je eigen invulling aan te geven. Verder bieden wij jou als managementassistent bij het COA: 

• Salaris: minimaal € 2.826,94 en maximaal € 3.499,70 bruto op basis van 36 uur (inschaling is op basis van kennis en werkervaring).
• Dienstverband: 28 - 32 uur per week voor de duur van 12 maanden.
• Goede secundaire arbeidsvoorwaarden: o.a. pensioen, vitaliteitsuren, loopbaanbudget en een Individueel Keuzebudget (IKB) van 18% (incl. vakantiegeld en eindejaarsuitkering).
• Vakantieverlof: 144 uur bij een fulltime dienstverband (plus 26 uur in IKB).
• Ruimte voor ontwikkeling: wij hechten veel waarde aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling. We bieden daarvoor verschillende mogelijkheden. Denk aan het volgen van een opleiding, waardoor je nog beter kunt functioneren in je huidige functie of kunt doorgroeien.  

Het COA hecht sterk waarde aan integriteit en betrouwbaarheid. Zodra wij jou een aanbod doen voor indiensttreding voeren we een pre-employment screening uit. De screening bestaat uit ten minste de volgende onderdelen: aanvraag Verklaring Omtrent Gedrag (VOG), Diploma- en certificaten controle, Identiteitscontrole.