Het verhaal van Eveline

Ondersteunen en organiseren

“Als managementassistent op de afdeling Vastgoed & Facilitair ondersteun ik twee teamhoofden en hun teams: Bestuurlijk en Ontwikkeling. Ik bied ondersteuning door vergaderingen bij te wonen, te notuleren en de besluitenlijst bij te werken. Een groot deel van mijn werkzaamheden is gericht op organisatie. Het is bijvoorbeeld mijn verantwoordelijkheid om vergaderfaciliteiten te regelen. Ik regel de benodigde materialen, zoals een flipover. Ik nodig mensen ook uit en zorg ervoor dat iedereen aanwezig is. Daarnaast beheer ik de agenda’s, plan ik sollicitatiegesprekken in en verzorg ik inwerkprogramma’s."

Gevarieerd en verrassend

“De mailbox is de leidraad van mijn dag. Er zijn een paar dingen die wekelijks moeten gebeuren, bijvoorbeeld het opslaan van notulen en vervolgens het linkje verspreiden. Wat ik verder doe, varieert écht per dag. Het hangt allemaal af van de mails die ik ontvang. Ik vind het leuk dat mijn werk zo gevarieerd is. Elke dag hetzelfde doen, lijkt mij niks.”

Uitdagingen en voldoening

“Laatst had ik een ontzettend leuke uitdaging. Het was mijn taak om een tweedaagse vergadering te organiseren voor beide teams samen: 50 medewerkers in totaal. Alles wat daarbij kwam kijken, heb ik geregeld en gepland. Een overnachting in een hotel, allerlei activiteiten, lunch, avondeten en drankjes... Het liep op rolletjes! Als alles goed verloopt, heb ik aan het einde van de dag altijd een voldaan gevoel. Organisatorisch kan het natuurlijk anders lopen dan het zou moeten, maar dat vind ik óók een mooie uitdaging. Als er een probleem is en ik het vervolgens heb opgelost, ben ik trots.”

Processen verbeteren en mezelf ontwikkelen

Het verbeteren van processen is één van Evelines favoriete werkzaamheden. Ze legt uit dat ze zichzelf daarom ook graag blijft ontwikkelen. “Ik zoek graag dingen uit om processen te verbeteren. Laatst heb ik bijvoorbeeld een cursus notuleren gevolgd. Deze opleiding bood het COA aan. Dankzij deze opleiding kan ik nu veel efficiënter notuleren. Dat geeft me wel een kick! Dat is ook het mooie van het werk bij het COA: je kan jezelf ontwikkelen”, vertelt Eveline enthousiast. “In de toekomst wil ik ook graag iets met projectmanagement doen. Dingen ‘van A tot Z’ meemaken, lijkt me interessant.”

Gewoon doen!

“Toen ik een paar jaar geleden aan de slag ging bij het COA, had ik niet zoveel ervaring met het werken in zo’n grote organisatie. Ik leerde alles door het gewoon te doen. Je komt hier in een warm bad terecht en je wordt niet aan je lot overgelaten. Het is een grote organisatie, maar de lijntjes zijn heel kort. Je moet natuurlijk wel durven om contact te leggen met iedereen.”

Kom jij werken bij het COA? Dan geeft Eveline jou alvast het volgende advies: “Vraag gerust waar je moet zijn en wat je moet weten."

Managementassistent

Als managementassistent heb je een heel gevarieerd takenpakket. Je werkt in een team, waarvoor je van alles organiseert en je teamleider ondersteunt. 

Vacatures

Maak werk van jouw toekomst én die van een ander.