Managementassistent

Jouw rol als managementassistent

Je ondersteunt de directeur van het organisatieonderdeel Vakontwikkeling & Ondersteuning door het afhandelen van telefoon- en mailverkeer, het beheren van de agenda en het selecteren en prioriteren hiervan. Je vormt een filter voor de directeur, maar geeft belangrijke en dringende zaken direct door. Tevens bereid je vergaderingen en bijeenkomsten voor, zowel inhoudelijk als organisatorisch, onder andere door het opvragen en verwerken van informatie. Je legt verslag van bijeenkomsten en vergaderingen door het opstellen van notulen en actielijsten en je beheert de bewaking van gemaakte afspraken. 

Daarnaast handel je zelfstandig correspondentie af aan de hand van concepten. Je bent zowel klantgericht als professioneel assertief, je bent integer en je schrijft heldere en begrijpelijke teksten. 

Functie-eisen

Je ondersteunt de normen en waarden die de managers delen en straalt die ook uit. Wat jou kenmerkt is dat je zelfstandig en behulpzaam bent, maar daarnaast ook professioneel assertief. Naast ondersteuner voor de managers ben je er ook voor het team. Je bent een echte teamplayer en vindt het prettig om je als spin in het web te bevinden tussen de collega’s. Je voelt je thuis in een omgeving die continue verandert en je weet altijd de juiste prioriteiten te stellen. Hoe groter de uitdaging, hoe breder jouw glimlach!

Dit hebben wij verder van je nodig:

• Opleiding: Een mbo-diploma op het gebied van management assistent, secretarieel en/of Schoevers
• Werkervaring: Minimaal 2 jaar werkervaring in een soortgelijke functie. Praktische en toepassingsgerichte kennis van regels en afspraken op administratief en secretarieel gebied
• Persoonlijkheid: Je bent accuraat, omgevingsbewust en communicatief vaardig
• VOG: een positieve Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) en bereidheid om de eed of belofte af te leggen

Waar ga je werken?

Je gaat werken voor de directeur van het organisatieonderdeel Vakontwikkeling & Ondersteuning. Hier wordt beleid gemaakt voor het continue verbeteren van ons primaire proces: het opvangen en begeleiden van asielzoekers. Er werken circa 80 medewerkers in de rol van (senior) beleidsadviseur, projectmanagers en –medewerker, en leden van vakgroepen. Jij werkt intensief samen met de directeur van dit organisatieonderdeel. Die vervult tevens een kwartiermakersrol in een organisatie-ontwikkeltraject. Een dynamische plek dus, organisatorisch uitdagend en een plek waarin je directie-breed binnen de gehele organisatie zal ondersteunen. 

Wat bieden wij?

Wij bieden jou een werkomgeving waarin je echt iets voor iemand kan betekenen en waar geen dag hetzelfde is. Je krijgt een veelzijdig takenpakket en veel ruimte om hier je eigen invulling aan te geven. We ondersteunen je in persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling, want duurzame inzetbaarheid en diversiteit in ons personeelsbestand vinden we belangrijk. Verder bieden wij jou als managementassistent bij het COA: 

• Salaris: minimaal € 2.540,38 en maximaal € 3.144,95 bruto op basis van 36 uur (inschaling is op basis van kennis en werkervaring);
• Dienstverband: een dienstverband voor de duur van 12 maanden met zicht op een vast contract (onder voorbehoud van organisatieontwikkeling en functioneren);
• Secundaire arbeidsvoorwaarden: pensioen, loopbaanbudget, vitaliteitsuren en een individueel keuzebudget (IKB) van 18% van het jaarsalaris (incl. vakantiegeld en eindejaarsuitkering);
• Vakantieverlof: 144 uur vakantieverlof bij een fulltime dienstverband (plus 26 uur in IKB);
• Ruimte voor ontwikkeling: wij hechten veel waarde aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling. We bieden daarvoor verschillende mogelijkheden. Denk aan het volgen van een opleiding, waardoor je nog beter kunt functioneren in je huidige functie of kunt doorgroeien. 

Het COA als werkgever

Bij het COA vangen we al sinds 1994 asielzoekers op in opvangcentra. In onze opvangcentra bieden we hen basisvoorzieningen en begeleiding naar hun toekomst in Nederland of daarbuiten. Onze organisatie is altijd in beweging. Meebewegen met de (politieke) realiteit en samen inspelen op kansen zit in onze genen. In ons DNA herken je de kernwaarden Menswaardig, Samen, Open en Resultaatgericht. Herken jij je hierin als mens en collega? Diversiteit en inclusie vinden wij belangrijk, daarom bieden wij al onze collega’s gelijke kansen.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld. Ben jij ZZP-er, houdt er dan rekening mee dat wij onze nieuwe collega’s alleen een loondienstverband aanbieden.